Gestor de Zona
Área de Gestão, Logística e Recursos Humanos
Área de Gestão, Logística e Recursos Humanos
Gestor de Recursos Humanos
Gestor da Rede de Escritórios localizados nas regiões Centro, Sul e Ilhas
- Comunicação de faltas, férias, mapas mensais dos escritórios, mapas de serviços externos e mapas de produção diária;
- Definição de funções dos Responsáveis de Escritório;
- Análise das necessidades locais da empresa nos distritos da zona geográfica atribuída no que respeita às funções dos procuradores e emissão de pareceres alertando para o preenchimento das vagas que permitam a continuidade da prestação de serviços acordada com os clientes;
- Definição de critérios orientadores e características fundamentais para a publicação de anúncios de emprego em jornais e em sítios especializados para a futura contratação de trabalhadores do Departamento de Gestão de Rede, Serviço Externo de Lisboa e Prestadores de Serviços para as funções de procurador;
- Realização de entrevistas de Seleção e Recrutamento de trabalhadores e de prestadores de serviços;
- Seleção dos trabalhadores e dos prestadores de serviços a contratar e conclusão do processo de recrutamento;
- Contratação e sua gestão, bem como a promoção do processo de integração e formação dos trabalhadores e dos prestadores serviços na empresa;
- Controlo, avaliação e emissão de relatórios sobre contratos de trabalho;
- Controlo e comunicação da assiduidade dos trabalhadores dos Escritórios;
- Controlo e comunicação de horas de trabalho e avaliação do rácio horas de trabalho/produção;
- Controlo e comunicação através dos instrumentos de Recursos Humanos relativos a férias;
- Análise e controlo dos instrumentos de Recursos Humanos, como férias e faltas da equipa de Serviço Externo, Procuradores, Serviço de Certificação Energética, Serviço de Apoio ao Contencioso, Serviço de Apoio à Cobrança Externa, Serviço de Informação Predial e Serviço de Outorgas de Contencioso/Cessão (comunicação e justificação das faltas);
- Controlo e comunicação da assiduidade bem como a análise do registo de presenças dos trabalhadores nos escritórios de Coimbra, Torres Novas, Setúbal e Faro: atrasos, ausências, saídas antecipadas e número de horas trabalhadas;
- Controlo, comunicação e justificação de períodos de ausência e faltas através dos instrumentos de Recursos Humanos dedicados;
- Controlo e comunicação de mapas de serviço externo dos procuradores: horas e duração das deslocações; tarefas realizadas; controlo das despesas; controlo dos km’s e custos associados (tanto para viaturas da empresa como para viaturas próprias);
- Controlo e comunicação de mapas de serviço externo dos prestadores de serviços: horas e duração das deslocações; tarefas realizadas; controlo das despesas; controlo dos km’s e custos associados (tanto para viaturas da empresa como para viaturas próprias);
- Comunicação de Mapas de Serviço Externo da própria atividade;
- Emissão e comunicação de relatórios da própria atividade;
- Controlo e comunicação dos custos com deslocações;
- Gestão de Recursos Humanos e respetivas avaliações a propósito de todas as questões relacionadas com a antiguidade, renovação de contratos, hierarquia e funções;
- Organização física dos Escritórios e ordenação e inventariação de mobiliário e restantes elementos constitutivos dos espaços;
- Harmonização de procedimentos entre os vários escritórios da empresa;
- Implementação de medidas de harmonização relativas às fases de tratamento dos processos;
- Promoção e controlo da identificação e ordenação dos processos, tendente a possibilitar uma análise rápida por qualquer funcionário da empresa, independentemente do Escritório de que seja proveniente;
- Manutenção de uma relação de proximidade dos vários Escritórios com a Sede, em Alfragide;
- Diagnóstico e avaliação de necessidades, bem como controlo e comunicação de quaisquer carências no âmbito da logística dos vários escritórios;
- Controlo do estado físico dos escritórios: economato;
- Controlo do estado físico dos escritórios de Coimbra, Torres Novas, Setúbal e Faro: problemas logísticos e de funcionamento dos escritórios, receção e análise de pedidos efetuados por cada trabalhador de cada escritório (luz, água, obras a realizar, reparações a fazer, sugestões para melhoria de funcionamento do escritório, limpezas, sugestão de melhorias nos equipamentos no edifício, etc…);
- Limpeza dos Escritórios (incluindo o Escritório Sede, em Alfragide) – orçamentos, rescisão e contratação de novos fornecedores;
- Definição dos circuitos de comunicação a adotar entre Gestor de Zona/Responsável de Escritório/Coordenadores de BO/trabalhadores;
- Apreciação dos dados disponibilizados relacionados com os custos de produção por Escritório;
- Sensibilização das equipas dos Escritórios para a necessidade de retenção de custos e de cumprimento de diretrizes organizativas relativas aos procedimentos de obtenção e envio de comprovativos de despesa;
- Análise e compilação de dados, elaboração e envio de relatórios das despesas com deslocações;
- Controlo da Produção dos Escritórios: através da análise da produção de cada colaborador definir se a equipa necessita reforços ou outro método/procedimento de trabalho e enviar relatório nesse sentido; analisar e perceber porque é que alguém produz pouco ou porquê alguém produz muito e quais as medidas de orientação ou recompensa que devem ser adotadas;
- Contacto com os fornecedores: identificar, saber e conhecer quais os meios logísticos de que a empresa necessita; receber e analisar propostas e fazer recomendações de novos fornecedores;
- Definir claramente, com base em estudos previamente feitos e analisados por si, as necessidades de cada escritório e propor a melhor maneira de suprir essas necessidades, tanto a nível de produção, funcionamento do escritório, procedimentos, etc…;
- Gestão de Frota (acidentes, km’s, revisões, etc.); Ter conhecimento de quem utiliza as viaturas, quanto tempo e porquê e comunicar esses dados;
- Fazer controlo do Programa de Qualidade do Cliente (receber os questionários de satisfação das Agências);
- Contactos e reuniões em representação da Direção do Grupo BC com a Administração do Condomínio do edifício onde se localiza a Sede da Empresa e com os proprietários do escritório;
- Contactos com os Senhorios (Fornecimento de Energia Elétrica, Elevadores, Estacionamentos, Rendas, Armazém, etc…);
- Responsável de Escritório da BC Externa (outra empresa do grupo);
- Responsável pelas autorizações de entrada na portaria do Edifício da Sede da empresa aos Serviços de Limpeza, trabalhadores fora de horas de expediente e trabalhadores de serviços para realização de obras e mudanças.